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21/04/2021

Marcos ágiles, ¿moda o necesidad?

En un mundo globalizado con cambios constantes se vuelve cada día más complicado llevar un plan al pie de la letra o predecir lo que va a suceder. 

Lo mismo sucede en la administración de proyectos, los profesionales en administración de proyectos, así como las oficinas de proyecto (PMO por sus siglas en inglés) tienen varios retos: Ser flexibles, pero sin perder foco en el alcance del proyecto y sus entregables; entregar avances constantes y en periodos cortos de tiempo, pero sin descuidar la calidad; tomar decisiones rápidas, pero considerando siempre al cliente o usuario final.

“Ágil (Agile)” se refiere a ser capaz de moverse y responder rápidamente a los cambios, para lograr la meta de crear o entregar productos y/o servicios basados en valor en ambientes de turbulencia. 

Por ambientes de turbulencia se refiere al cambio constante, a la incertidumbre, a la complejidad o ambigüedad existente.

Los marcos y metodologías ágiles surgen para apoyar estos retos en estos ambientes de turbulencia, a través de una correcta implementación y adaptación a las necesidades de cada empresa y los tipos de proyecto, enfocado en la declaración de interdependencia de valores Ágiles:

  1. Aumentar el retorno de la inversión, al enfocarse en el flujo continuo de valor.
  2. Ofrecer resultados fiables mediante la participación del cliente en las interacciones frecuentes donde también son responsables del trabajo.
  3. Asumir que habrá incertidumbre y se supera a través de interacciones, anticipación y adaptación.
  4. Dar rienda suelta a la creatividad y la innovación al reconocer que las personas son la fuente máxima de valor y así crear un entorno en el que puedan tener un impacto positivo.
  5. Aumentar el rendimiento a través de la rendición de cuentas por parte del grupo, en cuestión de resultados y eficacia del equipo, responsabilidad que todos comparten
  6. Mejorar la eficacia y la fiabilidad a través de estrategias específicas adaptables, procesos y prácticas.

En cuestión de metodologías y marcos han surgidos varios, donde se destaca SCRUM como el más popular, pero tampoco se debe de tomar como la solución a todos los desafíos o decir que por haberlo implementado SCRUM ya son 100% Agiles.

Una parte si tiene que ver con temas técnicos de la aplicación de marcos y sus diferentes herramientas o roles; pero por otro lado se deben de considerar los siguientes aspectos:

  1. Enfocarse más en las personas que en los procesos.
  2. Tener documentación mínima requerida, más que exhaustiva, pero suficiente para su control y cumplimiento de sistemas de calidad como ISO 9001
  3. Comunicación iterativa y no lineal. Estar validando constantemente que se cumple con lo solicitado y de haber un cambio poder reaccionar oportunamente.
  4. Priorizar los requerimientos o actividades conforme al valor que se da al cliente o al negocio y no por seguir o cumplir un plan de trabajo.
  5. Que la calidad sea centrada en el cliente y no en el proceso. El proceso debe de apoyar, pero no debe de ser el fin.
  6. Crear equipos y una organización auto organizada y no gestionada. Cada uno debe de saber que hacer y estar empoderada para tomar decisiones en lugar de esperar escalar las situaciones esperando retroalimentación jerárquica.
  7. Tener un liderazgo colaborativo y servicial en lugar de mando y control. Ser facilitadores en todo momento.
  8. Medir el rendimiento o productividad en el valor entregado al cliente o al negocio continuamente y no hasta el término del ciclo o cierre del proyecto, y mucho menos que se centre en el tiempo que se pasa en una oficina.
  9. Medición constante del ROI (retorno de la inversión) en lugar de esperar al cumplimiento de ciclo de vida de la estrategia, de la iniciativa, del objetivo o del proyecto.

Vale mucho la pena dar una revisada al reporte “13th Annual State Of Agile Report”, donde nos muestra un análisis sobre el crecimiento en la adopción de marcos ágiles y el impacto que han tenido en las organizaciones.

Basado en este reporte Lee Cunningham, director sénior de Enterprise Agile Strategy de CollabNet VersionOne, comentó sobre los 3 factores más significativos que destacan en las tendencias de 2019:

  1. Reducción de costos como motor para la adopción de enfoques ágiles y como beneficio reportado de la adopción ágil
  2. Los tres principales factores exitosos para las transformaciones de la organización son las inversiones en entrenadores ágiles internos, patrocinio ejecutivo y programas de capacitación proporcionados por la empresa
  3. La adopción global de enfoques ágiles se está incrementando, ya no tanto en Estados Unidos, sino en muchas otras regiones que ven el valor de hacerlo

Finalmente, Para una correcta implementación y adopción existen consultores externos especialistas en el conocimiento de las metodologías, quienes deben de involucrarse en conocer a la organización haciendo un diagnóstico de la situación actual y acompañando en todo momento para llegar a la situación deseada. Este rol está surgiendo mucho en el mercado conocido como Agile Coach.

Resumiendo, ser Agile es más que adoptar e implementar alguna metodología o enfocarse en hacer más rápido las actividades. Ser Ágil es un cambio de la cultura organizacional, es enfocarse en acciones de valor, es hacer entregas constantes y tener retroalimentación continua, es comunicación continua con los clientes o usuarios, es empoderar a los equipos de trabajo y se tomen decisiones descentralizadas, es que cada equipo de trabajo se haga responsable de la calidad, es tirar el desperdicio o lo que no agregue valor, es tener un pensamiento sistémico y colaborativo, es hacerse responsable y dejar de victimizarse.

Scrum, DevOps, Kanban, LeSS, Scrum of Scrum, Safe, Lean, etc... sólo ayudan a dar forma, aportando herramientas o asignando roles; pero el verdadero reto consiste en cambiar el “MINDSET” de  la organización.

Esteban Avalos

Director de Operaciones
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